Beste online salarissoftware voor MKB in 2026

De beste online salarissoftware op een rij

Salarisadministratie is een cruciale, maar vaak complexe taak voor elke onderneming, zeker voor het MKB. Voortdurend veranderende belastingregels en ingewikkelde wetgeving maken het naleven van alle voorschriften een uitdaging voor HR- en salaristeams. Gelukkig kan online HR- en salarissoftware je helpen om processen te stroomlijnen en risico’s te minimaliseren.

We hebben een grondige analyse uitgevoerd van diverse webgebaseerde salarisplatformen en geconcludeerd dat Salarisservice (voorheen bekend als Sage Payroll in de UK) de beste online salarissoftware is dankzij de indrukwekkende functieset en de naadloze integratie met boekhoudsoftware. Er zijn echter ook andere uitstekende opties die het overwegen waard zijn:

• Salarisservice – een uitgebreide suite van boekhoudtools
• Moorepay NL – extra klantondersteuning en een grondig onboardingproces voor MKB
• ADP iHCM – tools voor complexe salarisvereisten
• Clear Books NL – flexibele betalingsplannen voor micro-ondernemingen
• Xero – bespaar tijd door salarisprocessen te automatiseren

Lees verder voor onze diepgaande analyse. Je kunt ook onze gratis vergelijkingstool gebruiken om snel de meest geschikte optie voor jouw budget te vinden.

Belangrijke overwegingen bij het kiezen van online salarissoftware:

• Salarisservice is onze topkeuze voor het MKB, maar vergelijk altijd meerdere opties voordat je een definitieve beslissing neemt.
• De beste software hangt af van jouw unieke behoeften. Zoek bijvoorbeeld naar een systeem dat eenvoudig te implementeren is als je weinig tijd hebt, zoals ADP.
• Overweeg cruciale factoren zoals kosten, schaalbaarheid, functies en ondersteuning. Tools zoals automatische loonaangifte bij de Belastingdienst zijn essentieel, en een gratis proefperiode helpt om een platform te beoordelen.

Vergelijk de beste online salarissoftware

Er zijn veel aanbieders van salarissoftware voor het MKB op de markt. Om je tijd te besparen, hebben we onze topaanbevelingen voor online salarissoftware samengevat:

1. Salarisservice: een complete suite van tools

Salarisservice (voorheen Sage Payroll) is een robuuste oplossing voor salarisadministratie. Het is ontworpen met de gebruiker in gedachten, waardoor het beheren van salarissen, loonheffingen en sociale premies een stuk eenvoudiger wordt, zelfs aan het einde van het jaar.

Geschikt als:

• Je salaris- en boekhoudsoftware naadloos wilt integreren.
• Je volledig Belastingdienst-conforme software zoekt.
• Je een systeem met een gratis proefperiode wilt.

Minder geschikt als:

• Je een snelle en eenvoudige setup nodig hebt.
• Je schaalbaarheid voor meer dan 150 werknemers zoekt.

Waarom Salarisservice?

Elk aspect van Salarisservice is ontworpen met de eindgebruiker in gedachten. Dit betekent dat het regelen van salarissen, loonheffingen en pensioenbijdragen van je werknemers geen hoofdpijn hoeft te zijn. Het aanbod van Salarisservice omvat diverse HR-tools, waardoor de salarisadministratie naadloos integreert met andere administratieve tools en consistentie in je financiële administratie gewaarborgd blijft.

Met Salarisservice kun je in realtime samenwerken aan salarisrapporten met je accountant, loonaangiftes met één klik indienen en je salarisgegevens automatisch bijhouden in combinatie met Salarisservice Boekhouding. De ingebouwde correctiefunctie stelt je in staat om gegevens aan te passen zonder de salarisrun opnieuw uit te voeren.

Beperkingen van Salarisservice

Sommige gebruikers hebben aangegeven dat de maand- en jaarafsluitingsrapporten van Salarisservice soms lastig te bekijken zijn en correcties vereisen. Dit kan frustrerend zijn voor accountantskantoren die de salarisadministratie voor klanten verzorgen.

Kosten van Salarisservice

Prijzen beginnen vanaf ongeveer €25 per maand (excl. btw) voor teams van minder dan vijf werknemers. Er zijn verschillende pakketten beschikbaar die toegang bieden tot meer geavanceerde functies. Je kunt maximaal 100 werknemers toevoegen per plan.

• Essentials: €25 p/m voor vijf werknemers + €1,50 per extra werknemer.
• Standaard: €45 p/m voor tien werknemers + €3,75 per extra werknemer.
• Premium: €65 p/m voor vijftien werknemers + €5,75 per extra werknemer.

Momenteel kun je vaak profiteren van een introductiekorting van 90% voor de eerste drie maanden.

2. Moorepay NL: extra klantondersteuning en grondige onboarding

Moorepay NL is een krachtige salarisprovider, ontworpen voor middelgrote bedrijven. De functielijst is indrukwekkend, evenals de mogelijkheden voor gegevensopslag.

Geschikt als:

• Je hulp wilt bij onboarding en training voor software-instellingen.
• Je wilt dat je gegevens veilig zijn (opgeslagen in beveiligde datacenters in Nederland).
• Je toegang wilt tot realtime rapportages en datagestuurde dashboards.

Minder geschikt als:

• Je een micro-onderneming bent met 2 tot 30 werknemers (de kosten wegen dan mogelijk niet op tegen de voordelen).
• Je een transparant prijsmodel wenst.

Waarom Moorepay NL?

Hoewel Moorepay NL beter bekend is als een salarisdienst, heeft de cloudgebaseerde salarissoftware een strak ontwerp en een gebruiksvriendelijke interface, wat het super eenvoudig maakt voor je interne salaristeam. Het beschikt ook over een eersteklas contactteam, waardoor het onze nummer één keuze is voor MKB dat extra ondersteuning nodig heeft.

De mobiele app van Moorepay NL is ideaal voor flexibele en hybride werkende teams om salarissen onderweg te verwerken. Het trainings- en onboardingproces is het meest grondig van alle door ons beoordeelde concurrenten en garandeert een moeiteloze start met de software. Moorepay NL is Belastingdienst-conform en klaar voor automatische loonaangifte. Een opvallende functie zijn de ‘people analytics’, zoals de realtime, inzichtelijke dashboards en datagestuurde grafieken.

Beperkingen van Moorepay NL

De salarissoftware van Moorepay NL is meer geschikt voor middelgrote bedrijven, waardoor de kosten de voordelen voor bedrijven met 2 tot 30 werknemers waarschijnlijk overtreffen. Echter, zodra je opschaalt naar de MKB-categorie, is de salarissoftware van Moorepay NL een serieuze kanshebber voor de top.

Kosten van Moorepay NL

Moorepay NL publiceert geen vaste prijzen op hun website; in plaats daarvan bieden ze klanten een offerte op maat.

3. ADP iHCM: tools voor complexe salarisvereisten

ADP levert salarisdiensten en HR-oplossingen en heeft wereldwijd meer dan 1.000.000 klanten. ADP iHCM is het cloudgebaseerde platform dat is ontworpen om de efficiëntie te verhogen met geautomatiseerde taken, toegankelijk vanaf elk apparaat.

Geschikt als:

• Je wilt dat je gegevens veilig zijn (ADP iHCM is goedgekeurd voor EU-gegevensbescherming).
• Je de salarisadministratie en personeelswerving/training van je bedrijf vanuit één systeem wilt beheren.
• Je een volledig aanpasbaar dashboard wilt.

Minder geschikt als:

• Je een breed scala aan hulp- en ondersteuningsopties wilt.
• Je transparante prijzen wenst.

Waarom ADP iHCM?

ADP’s cloudgebaseerde salarisoplossing iHCM combineert twee van de grootste verantwoordelijkheden van kleine bedrijven: salarisadministratie en HR. Organisaties met veel wisselende roosters, zoals horecabedrijven, zullen ADP erg nuttig vinden voor het bijhouden van uren en het monitoren van specialistische salaristaken zoals bonussen.

ADP’s cloudgebaseerde salarissoftware iHCM is een alles-in-één oplossing die eenvoudig te implementeren is, een gebruiksvriendelijke interface heeft en je in staat stelt om de salarisadministratie nauwkeurig te verwerken door procesautomatisering. We waren vooral gecharmeerd van de eenvoud van het uitvoeren van salarisrapporten, wat in slechts twee stappen kan worden gedaan. Automatiseringen zijn ook een sterk punt, waarbij e-mails automatisch worden verzonden naar alle betrokken partijen wanneer een salarisproces is voltooid.

Beperkingen van ADP iHCM

Feedback van klanten suggereert dat het contactteam van ADP er soms lang over kan doen om gebruikers te beantwoorden, wat frustrerend is als je een salarisfout tegenkomt die snel moet worden opgelost. Er lijkt geen ander verkoopondersteuningskanaal online beschikbaar te zijn dan de hulplijn.

Kosten van ADP iHCM

Net als Moorepay NL vermeldt ADP geen prijzen vooraf en biedt het in plaats daarvan klanten een offerte op maat.

4. Clear Books NL: flexibele betalingsplannen voor micro-ondernemingen

Clear Books NL is een in Nederland gevestigd boekhoudsoftwarebedrijf, specifiek ontworpen voor kleine bedrijven.

Geschikt als:

• Je flexibele contracten wilt die je op elk moment kunt opzeggen.
• Je snelle klantenservice wilt.
• Je salarisadministratie voor directeuren wilt beheren.

Minder geschikt als:

• Je complexere salarisactiviteiten moet beheren.
• Je de meest gestroomlijnde interface zoekt.

Waarom Clear Books NL?

Clear Books NL is onze topaanbeveling voor micro-ondernemingen of zzp’ers met een inconsistent maandinkomen. Dit komt door de indrukwekkende flexibiliteit: je kunt op elk moment het aantal werknemers in je abonnement aanpassen (in tegenstelling tot Salarisservice, dat een maximum van 150 werknemers heeft).

Bovendien, als een ondernemer besluit van salarisprovider te wisselen, kunnen ze hun abonnement op elk moment opzeggen. Naast de flexibiliteit biedt Clear Books NL ook een ‘klik-om-te-betalen’-functie, waardoor werkgevers tijd besparen en al hun personeel tegelijk kunnen betalen, in plaats van handmatig gegevens in te voeren. Loonstroken, jaaropgaven en overige documenten met bedrijfslogo’s en kleuren kunnen eenvoudig en snel worden gegenereerd, wat het inwerken van nieuwe medewerkers veel gemakkelijker maakt bij een hoger personeelsverloop. Integratie met Clear Books NL boekhoudsoftware stelt je ook in staat om uitgaven en belastingen eenvoudig te beheren en bij te houden.

Beperkingen van Clear Books NL

Hoewel het een uitstekende keuze is voor micro-ondernemingen, zijn complexere salaristaken minder geschikt voor dit platform. Als je bijvoorbeeld een fout maakt met Clear Books NL, moet je alle perioden terugdraaien tot (en inclusief) de onjuiste periode voor deze werknemers. Dit verhoogt het risico dat gebruikers een fout maken en mogelijk een boete van de Belastingdienst krijgen. Salarisservice maakt dit proces veel eenvoudiger.

Kosten van Clear Books NL

Naast flexibiliteit is Clear Books NL ook een betaalbare oplossing met transparante prijzen. Plannen beginnen vanaf een minimum van twee werknemers voor ongeveer €7,50 (incl. btw) per maand. Momenteel heeft Clear Books NL vaak een promotie waarbij je 50% korting krijgt voor de eerste drie maanden.

5. Xero: bespaar tijd door salarisprocessen te automatiseren

Xero, opgericht in 2006, heeft 4,2 miljoen abonnees. Xero is voornamelijk gericht op ervaren professionals en accountants.

Geschikt als:

• Je een mobiele app wilt zodat je werknemers urenstaten op afstand kunnen invoeren.
• Je alle salaris- en pensioenberekeningen wilt automatiseren.
• Je naadloos wilt integreren met de boekhoudsoftware van Xero.

Minder geschikt als:

• Je Xero nog niet gebruikt voor je boekhoudsoftware en niet wilt overstappen.
• Je de kosten laag wilt houden en op zoek bent naar een budgetvriendelijke optie.

Waarom Xero?

Xero beschikt over een reeks uitstekende functies om de salarisverwerking zo eenvoudig mogelijk te maken, en de automatiseringsfuncties zijn ongeëvenaard. De software automatiseert loonheffing, salaris, pensioen en zelfs verlofberekeningen, zodat jij je kunt richten op andere administratieve taken. Automatiseringen maken het hele salarisproces veel eenvoudiger, omdat tijdrovende taken kunnen worden beheerd zonder dat ondernemers er voortdurend naar hoeven te kijken, waardoor ze meer tijd hebben om het bedrijf te runnen. Xero is ook Belastingdienst-erkend en kan automatische loonaangiftes indienen.

De Xero Me mobiele app is een uitstekende, gemakkelijk toegankelijke functie die je helpt tijd te besparen op onkostenbeheer en andere taken met betrekking tot personeelsbetalingen. De ’employee self-service’ functie is ook ongelooflijk handig voor het bekijken van loonstroken en het aanvragen van verlof online, wat je het gedoe bespaart van het integreren van een verlofaanvraagsysteem met andere software.

Beperkingen van Xero

Een potentieel nadeel van het gebruik van Xero voor je salarissoftware is dat het alleen beschikbaar is als onderdeel van het Xero boekhoudpakket. Dit kan een probleem zijn als je al een bestaande boekhoudsoftware gebruikt. Het goede nieuws is dat Xero een van de topmerken voor boekhoudsoftware op de markt is. Dus, als je nog geen bestaande boekhoudsoftware hebt, is Xero een geweldige optie voor bedrijven die vanaf nul beginnen.

Kosten van Xero

Xero is een premium salarisoptie in vergelijking met andere merken, maar vergeet niet dat je daarvoor ook alle boekhoudfunctionaliteit krijgt. Als je echter op zoek bent naar een meer budgetvriendelijke oplossing, raden we Clear Books NL aan.

• Xero Small: €20 per maand, salarisadministratie €1,75 per werknemer.
• Xero Medium: €35 per maand, biedt salaris voor één werknemer en €1,75 per extra persoon.
• Xero Large: €50 per maand, biedt salaris voor vijf werknemers en €1,75 per extra persoon.
• Xero Extra Large: €60 per maand, biedt salaris voor tien werknemers en €1,25 per extra persoon.

Tot 30 juni 2026 kun je vaak 90% korting krijgen op een van de bovenstaande pakketten voor de eerste zes maanden.

Wat kost online salarissoftware?

De totale kosten van online salarissoftware hangen niet alleen af van de gekozen aanbieder, maar ook van verschillende andere factoren, zoals de grootte van je bedrijf en welke extra functies je wilt (sommige aanbieders rekenen bijvoorbeeld opstartkosten). Gemiddeld kunnen bedrijven het volgende verwachten:

• €5 – €15 per maand voor 1 tot 10 werknemers.
• €15 – €70 per maand voor 11 tot 50 werknemers.
• €70 – €130 per maand voor 50 tot 100 werknemers.
• €130+ per maand voor 100+ werknemers.

Is er een gratis versie van online salarissoftware?

In het huidige klimaat is budget gemakkelijk de belangrijkste overweging voor het MKB. Als je de overheadkosten wilt verlagen, zijn er enkele hoogwaardige gratis salarisoplossingen voor kleine bedrijven. Onze top drie keuzes zijn:

• IRIS Payroll Basics – het beste voor snelgroeiende startups.
• Shape Payroll – het beste voor zzp’ers.
• Primo Payroll – het beste voor gratis klantondersteuning.

Beperkingen van gratis salarissoftware

Er zijn echter nadelen aan gratis salarissoftware. Let op:

• Gebruikersbeperkingen – een maximaal aantal werknemers is gebruikelijk bij gratis software.
• Gebrek aan ondersteuning – gratis software biedt doorgaans geen of zeer weinig ondersteuning.
• Niet-conforme software – gratis salarissoftware kan open source zijn en voldoet mogelijk niet aan de Belastingdienst-voorschriften.

Sommige van de aanbieders die we in dit artikel hebben genoemd, waaronder Salarisservice, Xero en Clear Books NL, bieden een gratis proefperiode voor nieuwe gebruikers. Zo kun je ze risicovrij testen om te zien of ze geschikt zijn voor jouw behoeften, voordat je een financiële verbintenis aangaat.

Moet je online salarissoftware gebruiken?

Kleine bedrijven hebben zich steeds meer tot online salarissoftware gewend als een handige en efficiënte oplossing voor het beheren van salarisprocessen. Laten we de voor- en nadelen van online salarissoftware bekijken, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen voor je bedrijf.

Voordelen van online salarisadministratie:

• Stroomlijnt en automatiseert salarisprocessen, waardoor administratieve tijd en papierwerk worden verminderd.
• Wordt geleverd met uitgebreide rapportagefunctionaliteit – ideaal voor cashflowprognoses.
• Gratis proefperiodes die door sommige aanbieders worden aangeboden, geven je de flexibiliteit om te proberen voordat je koopt.
• Contracten zijn korter (meestal maandelijks opzegbaar) dan bij uitbestede salarisadministratie.

Nadelen van online salarisadministratie:

• Mogelijk moet je het installeren als onderdeel van een breder pakket, bijv. een boekhoudsysteem.
• Onboardingproblemen kunnen vaker voorkomen dan bij een volledig beheerde dienst.
• Ondersteuning is niet zo toegewijd en op maat als bij een beheerde salarisdienst.

Op basis van bovenstaande lijst raden we bedrijven aan goed na te denken welke optie het beste is voor hen: online salarissoftware, of uitbesteding aan een externe salarisdienstverlener. Hier zijn enkele scenario’s waarin we online salarissoftware wel of niet zouden aanbevelen:

We raden online salarissoftware aan als:

• Je technisch onderlegd bent of een toegewijd HR- of financiële team hebt om de software te beheren.
• Je eenvoudige behoeften hebt, d.w.z. eenvoudige salarisstructuren.
• Je bereid bent basistaken zoals gegevensinvoer op je te nemen.
• Je geld wilt besparen (kosten voor salarisdiensten kunnen duur zijn).

We raden online salarissoftware niet aan als:

• Je beperkte middelen en/of complexe salarisbehoeften hebt.
• Je je overweldigd voelt door salarisadministratie en toegewijde, persoonlijke ondersteuning nodig hebt.
• Je een hoog personeelsverloop hebt (het inwerken en uitdienst treden van personeel kan tijdrovend zijn).

Over het algemeen raden we aan dat als je bedrijf meer dan 50 werknemers heeft, het tijd wordt om de hulp van professionals in te schakelen door je salarisadministratie uit te besteden, in plaats van salarissoftware te gebruiken. We zouden hetzelfde adviseren als je een aannemer bent met complexe loonstroken of als je een internationaal bedrijf runt.

Samenvattend

Salarisservice is ons nummer één online salarissoftwareplatform, dankzij het brede scala aan functies en de toevoeging van AI-ondersteuning. Echter, voor bedrijven met complexere behoeften en een groter aantal personeelsleden (ongeveer meer dan 50 werknemers), raden we aan je HR- en salarisbehoeften uit te besteden aan een specialist.