Digitale belastingaangifte MKB: klaar voor 2026?

Wat is Digitale Belastingaangifte (DBA)?

De Nederlandse overheid introduceerde de Digitale Belastingaangifte (DBA) om het voor ondernemers en particulieren eenvoudiger te maken om hun belastingzaken digitaal te regelen. Alle btw-plichtige bedrijven zijn in Nederland al automatisch aangemeld voor de DBA voor btw. De volgende fase wordt naar verwachting volgend jaar uitgerold, waarbij de DBA voor inkomstenbelasting van toepassing wordt op zzp’ers en verhuurders.

Een van de belangrijkste aspecten waar ondernemers, zzp’ers en verhuurders zich bewust van moeten zijn, is dat je geregistreerd moet zijn bij DBA-compatibele software. Dit betekent dat je de beste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven moet gebruiken die door de Belastingdienst is goedgekeurd.

Wij helpen al jarenlang kleine bedrijven en in dit artikel lichten we de nieuwe regelgeving en de implicaties ervan toe. We nemen je ook mee door de twee belangrijkste stappen om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf aan alle nieuwe vereisten voldoet.

De Kernpunten van Digitale Belastingaangifte

• Digitale Belastingaangifte (DBA) is een verplicht initiatief van de Nederlandse overheid dat bedrijven verplicht om digitale belastinggegevens bij te houden en online aangifte te doen.
• De DBA voor inkomstenbelasting begint op 6 april 2026 voor zzp’ers en verhuurders met een jaarinkomen van meer dan €58.000, waarbij lagere drempels de komende jaren zullen worden uitgerold.
• Je moet goedgekeurde, DBA-compatibele software gebruiken om digitale gegevens bij te houden en je aangiften in te dienen.
• Niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke boetes, waaronder een boete van €450 voor elke aangifte die zonder compatibele software wordt ingediend en dagelijkse boetes voor het niet bijhouden van digitale gegevens.
• Alle voor de btw geregistreerde bedrijven zijn nu automatisch aangemeld voor de DBA voor btw door de Belastingdienst.

Tijdlijn van de Digitale Belastingaangifte

Sinds april 2022 is de DBA voor btw verplicht voor alle bedrijven die voldoen aan de drempel om voor de btw te worden geregistreerd, ongeacht de omzet. Op dit moment is elk bedrijf dat voor de btw is aangemeld, automatisch geregistreerd voor de DBA door de Belastingdienst.

Sinds 1 april 2024 bedraagt de drempel voor btw-registratie voor Nederlandse bedrijven €90.000.

Op dit moment is de DBA alleen van toepassing op de btw, maar de DBA voor inkomstenbelasting zal vanaf 2026 in fasen worden ingevoerd.

Hier is een overzicht van de belangrijkste data waar ondernemers rekening mee moeten houden voor de Digitale Belastingaangifte voor inkomstenbelasting:

• 6 april 2026: Dit markeert de start van de DBA voor inkomstenbelasting voor zzp’ers of verhuurders die een inkomensdrempel van €58.000 overschrijden. Als dit op jou van toepassing is, ben je verplicht om:
  • Volledige digitale administratie van je inkomsten en uitgaven bij te houden.
  • DBA-compatibele boekhoudsoftware te gebruiken om kwartaalupdates in te dienen bij de Belastingdienst.
  • Uiterlijk 31 januari elk jaar een ‘definitieve aangifte’ in te dienen met details over eventuele andere belastbare inkomsten.
• 6 april 2027: De bovenstaande regels gaan van toepassing zijn op zzp’ers en verhuurders die jaarlijks tussen €34.500 en €58.000 verdienen.
• 6 april 2028: De bovenstaande regels worden van kracht voor zzp’ers en verhuurders die meer dan €23.000 verdienen.

Hoewel het pas in april 2026 verplicht wordt, kunnen individuen zich vrijwillig aanmelden om deel te nemen aan het pilotprogramma voor de DBA voor inkomstenbelasting.

Een expert op het gebied van accountancy merkt op: “Samenvattend is het doel van het DBA-initiatief van de overheid om een systeem te creëren dat fouten minimaliseert en het voor bedrijven gemakkelijker maakt om hun belastingverplichtingen te beheren door digitale belastingaangifte wettelijk verplicht te stellen.”

Boetes bij niet-naleving

Als je bedrijf voor de btw is geregistreerd, heeft de Belastingdienst je automatisch aangemeld voor het DBA voor btw-regime. Er zijn echter belangrijke boetes waar je je bewust van moet zijn binnen het DBA-regime.

Allereerst moet je functionele compatibele software gebruiken om je btw-aangifte in te dienen, anders riskeer je een boete van €450 voor elke aangifte die bij de Belastingdienst wordt ingediend.

Je moet ook digitale gegevens bijhouden, anders riskeer je een boete van tussen de €5 en €15 per dag dat je niet aan de vereisten voldoet. Je moet deze gegevens bewaren in de eerder genoemde compatibele software, die bekend staat als je ‘elektronische administratie’.

Wat moet ik bewaren in mijn ‘elektronische administratie’?

Zoals gespecificeerd door de Belastingdienst, moet je ervoor zorgen dat je het volgende in je elektronische administratie bewaart:

• De naam, het adres en het btw-nummer van je bedrijf.
• Als je btw-regelingen buiten je compatibele software gebruikt, moet je eventuele aanpassingen of berekeningen hiervan opnemen.
• De btw op alle geleverde goederen of diensten.
• De btw op alle ontvangen goederen of diensten.
• Eventuele aanpassingen die je aan een btw-aangifte doet.
• De ‘waarde van de levering’ en ‘tijdstip van de levering’ (waarde exclusief btw) voor alles wat je hebt gekocht of verkocht.
• Het btw-tarief dat je in rekening brengt voor goederen en diensten.
• Je verleggingsregelingstransacties; dit verwijst naar de registratie van btw op de verkoopprijs en de aankoopprijs van de goederen en diensten die je koopt.
• Kopieën van alle documenten die meerdere transacties namens je bedrijf dekken: bijvoorbeeld die gemaakt door vrijwilligers voor liefdadigheidsfondsenwerving, een extern bedrijf of werknemers voor kleine kasuitgaven.

Je moet digitale koppelingen gebruiken om gegevens over te dragen tussen softwareprogramma’s, apps of producten, anders riskeer je een boete van €5 tot €15 voor elke dag dat je dit niet doet.

Dit kan bijvoorbeeld gekoppelde cellen in een spreadsheet omvatten, het overbrengen van je gegevens naar een draagbaar apparaat zoals een USB-stick, of het importeren en exporteren van XML- of CSV-bestanden.

Je bent ook verplicht om de controlefuncties in je software te gebruiken om ervoor te zorgen dat je aangiften correct zijn voordat je ze indient. Als je een onjuiste aangifte indient, moet je alle verschuldigde btw terugbetalen en kun je bovendien een boete krijgen van maximaal 100% van de verschuldigde btw.

Boetes voor te late indiening

Te late indieningen voor DBA werken met een puntensysteem, vergelijkbaar met punten op een rijbewijs. Voor elke gemiste indieningstermijn krijg je één punt. Als je te veel punten verzamelt, ben je verplicht om een boete van €230 te betalen.

De Belastingdienst heeft onlangs ook aangekondigd dat het boetesysteem voor te late betalingen ook van toepassing zal zijn op de DBA voor inkomstenbelasting. Je krijgt ook aparte punten voor btw en inkomstenbelasting, dus laat je hierdoor niet verrassen! Je wilt geen dubbele boete krijgen.

Als je maandelijks aangifte doet, krijg je na vijf punten een boete. Voor kwartaalaangiften wordt na vier punten een boete opgelegd en als je jaarlijks aangifte doet, krijg je na slechts twee punten een boete.

Als de betaling meer dan 15 dagen te laat is, bedraagt de boete 3% van de openstaande belasting. Als je betaling niet binnen 30 dagen na de vervaldatum is voldaan, krijg je een extra boete van 3% van het verschuldigde bedrag na 15 dagen, en nog eens 3% op het openstaande bedrag na 30 dagen.

Als je na de eerste 30 dagen indient, is er een verdere boete van 10% per jaar voor elke dag dat je belasting onbetaald blijft.

Registreren voor Digitale Belastingaangifte

Momenteel hoef je je niet langer handmatig aan te melden voor de DBA voor btw als je al voor de btw bent geregistreerd. Meer informatie vind je in onze volledige gids over hoe je je bedrijf voor de btw registreert.

Alle nieuwe btw-plichtige bedrijven worden automatisch aangemeld voor de DBA door de Belastingdienst, tenzij ze zijn vrijgesteld.

Het belangrijkste voor btw-plichtige bedrijven is ervoor te zorgen dat ze zijn uitgerust met DBA-compatibele software.

We raden je aan om met een accountant te overleggen om het beste softwarepakket voor je bedrijf te vinden. Als je geen accountant hebt, kun je onze gids gebruiken om een accountant voor je kleine bedrijf te vinden.

Aanmelden voor Digitale Belastingaangifte voor inkomstenbelasting

Zoals eerder vermeld, is het momenteel vrijwillig om je aan te melden voor de DBA voor inkomstenbelasting. Je hebt momenteel twee opties: je kunt je aanmelden om de service te testen, of je kunt je vroegtijdig inschrijven.

Dit hangt echter af van je geschiktheid. Als je je vrijwillig wilt aanmelden, moet je aan de volgende criteria voldoen:

• Je gegevens bij de Belastingdienst zijn up-to-date.
• Je bent een inwoner van Nederland.
• Je hebt je burgerservicenummer (BSN).
• Je hebt eerder ten minste één aangifte inkomstenbelasting ingediend.
• Al je belastinggegevens zijn up-to-date, zonder openstaande verplichtingen.
• Je gebruikt een boekjaar dat loopt van 1 januari tot 31 december.

En net als bij de DBA voor btw, is het essentieel om ervoor te zorgen dat je software hebt die compatibel is met de Digitale Belastingaangifte voor inkomstenbelasting. Je moet ervoor zorgen dat je de juiste software hebt ingesteld voordat je je aanmeldt voor de DBA voor inkomstenbelasting.

Je hebt ook nodig:

• Je burgerservicenummer (BSN).
• Ofwel de startdatum van je bedrijf, of de datum waarop je inkomsten uit vermogen begon te ontvangen (als dit binnen de laatste twee belastingjaren was).
• Welke boekhoudmethode je gebruikt.
• Het belastingjaar waarvoor je de DBA voor inkomstenbelasting wilt gaan gebruiken.

Zzp’ers hebben ook nodig: de naam van je bedrijf, het adres en de aard van het bedrijf.

Zodra je dit allemaal klaar en bij de hand hebt, kun je je aanmelden via het portaal van de Belastingdienst. Je moet ervoor zorgen dat je je gebruikersnaam en wachtwoord voor de aangifte inkomstenbelasting hebt om in te loggen.

Vergeet niet: je bent nog steeds verplicht om een aangifte inkomstenbelasting in te dienen voor het belastingjaar voorafgaand aan het gebruik van de DBA voor inkomstenbelasting.

Een expert voegt toe: “Hoewel sommige bedrijven de overstap naar digitale belastingadministratie al hebben gemaakt, betekent dit niet dat ze klaar zijn voor de DBA. Het gebruik van een compatibel softwarepakket is verplicht en bedrijven moeten zich bewust zijn van de mogelijke gevolgen als ze deze overstap niet op tijd voor de deadline maken.”

Gids voor DBA-compatibele boekhoudsoftware

Het is van cruciaal belang dat je bedrijf is uitgerust met software die compatibel is met de DBA. De Belastingdienst definieert functionele compatibele software als:

• In staat zijn om digitale gegevens vast te leggen en op te slaan.
• De Belastingdienst voorzien van informatie en btw-aangiften uit de gegevens in je digitale administratie.
• In staat zijn om informatie van de Belastingdienst te ontvangen.

Onze aanbeveling is om een van de topboekhoudsoftware-opties te overwegen die gericht zijn op kleine ondernemers, zoals:

• Exact Online
• Afas SB
• Visma eAccounting
• Yuki
• Reeleezee
• SnelStart
• Moneybird

Zodra je de juiste software hebt geselecteerd, moet je al je btw-gegevens digitaal bijhouden in de software en vervolgens je aangiften indienen bij de Belastingdienst vanaf het platform.

Je software zal je om toestemming vragen om de Belastingdienst toegang te verlenen tot de gegevens. Dit verleent autoriteit voor een periode van 18 maanden.

Je moet ook overwegen hoeveel gebruikers je nodig hebt voor de software, aangezien de meeste specifieke limieten hebben, afhankelijk van de abonnementen. De juiste boekhoudsoftware helpt je niet alleen met DBA-compatibiliteit, maar helpt ook bij het beheren van andere taken, zoals het bijhouden van cashflow, inkomsten en uitgaven.

Er zijn enkele gratis boekhoudsoftware-abonnementen die DBA-compatibel zijn, maar houd er rekening mee dat deze beperkt kunnen zijn en beperkingen kunnen hebben.

Als je een zzp’er of verhuurder bent die zich voorbereidt op de DBA voor inkomstenbelasting, raden we je aan om onze aanbevelingen voor de beste boekhoudsoftware voor zzp’ers te bekijken.

De Belastingdienst biedt ook een eigen tool aan om je te helpen bij het vinden van de juiste DBA-software voor inkomstenbelasting.

Kan ik ‘bridging software’ gebruiken?

Dit wordt gedefinieerd als software die verbinding kan maken met je gegevens, zoals een spreadsheet, en deze informatie vervolgens als kwartaalupdates naar de Belastingdienst kan sturen. Het is geschikt voor bedrijven die nog geen DBA-compatibel softwareplatform hebben ingesteld. Dit moet echter voornamelijk als tijdelijke oplossing worden gebruikt, voordat je software krijgt die op zichzelf DBA-compatibel is.

Een expert merkt op: “Sommige software bevat specifieke functies die bedrijven in staat stellen hun processen te maximaliseren. Functies voor salarisadministratie, bankafstemming en projecttracking hebben het potentieel om tijd en geld te besparen in de toekomst.

“Gratis opties zijn beschikbaar, maar eigenaren moeten overwegen of die functies voldoende zijn om het best mogelijke resultaat voor hun bedrijf te creëren.”

Vrijstelling van Digitale Belastingaangifte

Degenen die ‘digitaal uitgesloten’ zijn, kunnen mogelijk traditionele aangiften blijven indienen, volgens de Belastingdienst, die onlangs heeft aangekondigd dat ze nieuwe wetgeving invoeren voor een digitale-uitsluitingsvrijstelling voor de DBA.

Dit geldt voor belastingbetalers die legitiem niet in staat zijn om online tools te gebruiken om hun inkomsten in te dienen. Als je een derde partij inschakelt voor hulp bij de DBA, is de vrijstelling nog steeds gebaseerd op jouw omstandigheden als belastingbetaler.

Vrijstellingen kunnen echter worden ingetrokken of herzien als de omstandigheden veranderen.

Je komt mogelijk in aanmerking voor vrijstelling als:

• Je een praktiserend lid bent van een religieuze gemeenschap wiens overtuigingen je beletten elektronische apparatuur te gebruiken.
• Het is voor jou niet praktisch om elektronische gegevens bij te houden of elektronische communicatie te gebruiken, vanwege leeftijd, handicap of locatie.

De Belastingdienst heeft echter expliciet verklaard dat je geen vrijstelling krijgt op grond van het feit dat:

• Je eerder papieren belastingaangiften hebt ingediend.
• Je onervaren bent met boekhoudsoftware.
• Je slechts een klein aantal gegevens per jaar hoeft aan te maken.
• Je je zorgen maakt over de kosten en tijdsdruk van het gebruik van de DBA voor inkomstenbelasting.

Als je van mening bent dat je in aanmerking komt voor een DBA-vrijstelling, moet je rechtstreeks bij de Belastingdienst schriftelijk of telefonisch een aanvraag indienen, of via een geautoriseerde agent als je dit zelf niet kunt doen.

Zorg ervoor dat je je aanvraag ruim voor de startdatum van je DBA voor inkomstenbelasting indient. De Belastingdienst stelt dat ze ernaar streven je aanvraag binnen 28 dagen na ontvangst te verwerken.

De Belastingdienst kan aanvragen betwisten, maar je hebt 30 dagen vanaf de datum van de brief om tegen de beslissing in beroep te gaan. De Belastingdienst raadt echter aan dat je je voorbereidt op de DBA voor inkomstenbelasting terwijl je wacht op de resultaten van je aanvraag.

Er zijn enkele specifieke omstandigheden waarin een persoon automatisch vrijgesteld kan zijn van de DBA voor inkomstenbelasting voor een bepaald belastingjaar, zoals:

• Je dient een belastingaangifte in voor dat belastingjaar als persoonlijke vertegenwoordiger voor een overleden partij, of als curator.
• Je hebt geen burgerservicenummer op 31 januari voorafgaand aan de start van dat belastingjaar.
• Je bent een Lloyd’s lid, specifiek met betrekking tot hun underwriting-activiteiten (dit is zeer specifiek voor de Britse markt en heeft geen direct Nederlands equivalent; deze uitzondering zal in de Nederlandse context zelden of nooit van toepassing zijn).

Conclusie

De Digitale Belastingaangifte (DBA) kan in het begin aanvoelen als een extra last, maar het kan je bedrijf helpen zijn financiële taken te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Bovendien krijg je een beter inzicht in je cashflow en zorg je voor een grotere nauwkeurigheid van je boekhouding.

Onthoud dat de cruciale eerste stap voor de Digitale Belastingaangifte is om DBA-compatibele boekhoudsoftware te vinden. We begrijpen dat dit veel kan zijn voor ondernemers om te begrijpen, daarom hebben we een complete gids over hoe je de administratie van kleine bedrijven kunt beheren.

Een expert op het gebied van boekhoudsoftware geeft een nuttig advies aan ondernemers die zich zorgen maken over de nieuwe DBA-nalevingsverwachtingen.

“Digitaal gaan lijkt misschien een ontmoedigend vooruitzicht, maar dat hoeft het niet te zijn – en er is voldoende hulp en ondersteuning beschikbaar voor degenen die nog aan het proces moeten beginnen, zelfs als de deadline nadert.”